会展接待示范方案

发布于:2021-07-24 20:08:55

会展 接待方案

2011 年 02 月

一、 时间、地点 时 间:2011 年 2 月 20 日(周日) 16:00 地 点:北京中心 二、 参会人员名单

三、 会议日程 时间 15:30-16:00 签到、接待 内容

主持人:北京市科委党组书记 16:00-16:20 16:20-16:40 16:40-17:20 17:20-17:30 17:30-19:30 工作汇报 中心工作汇报 领导讲话 合影 晚餐

四、 会议、接待流程 1. 文字材料准备: a) 汇报材料准备: i. 工作报告() ii. 中心报告() b) 报告制作、审核及提前上交 i. 根据会议需求确定文件内容() ii. 审核会议材料() iii. 会议开始前,将终稿报告交给办公室负责播放的同事,放入 屏幕播放电脑,保证播放正常() 2. 领导邀请 a) 科委领导邀请:委办沟通确认参会人员名单后邀请 b) 其他委办局领导:委办拟函确认人员名单后邀请 3. 会场布置 a) 背板设置: i. 确认会议是否需要背板,根据会议要求联系背板制作 ii. 本次活动用 G20 背景墙设置背板

b) 桌椅摆放:(详见六、座位摆放图) i. 确定参会领导人数, 根据主席台就坐情况, 制定摆放方式 (课 桌式、U 型桌等)() ii. 桌椅摆放、桌围放置() iii. 摆放桌椅过程中还需落实如下项目:讲台、绿植、背板等项 目() c) 桌面布置: i. 请放置如下物品:桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水() d) 音响设备: i. 布线:根据所有会场设置及人员情况,分配布线方案—() ii. 调试:() 1. 会议接到通知后,调试所有设备是否有损毁,如有损毁 及时更换 2. 会议开始前 2-3 小时,确定会场内所有音响设备完好, 电源充足,可以使用;如有问题采取备用方案 3. 备用方案:调试中,要确定 1-2 个移动话筒,并调试可 使用,用于临时发言人或应急使用 4. 会中操持:

a) 嘉宾行车指引: i. 确定嘉宾名单,根据人员情况发送当日停车证(邮件/邮寄) () ii. 如有重要领导,需要在重要路口位置及门口进行引领工作, 并制作相关水牌或指示牌();引领指示牌制作(); iii. 嘉宾至会场门口,如需要中心领导接待,提前需要西门接应 同事告知位置,及时联系领导迎接() b) 嘉宾欢迎: i. 院内升国旗() ii. 在前台接待处需要配合欢迎词 () 具体内容请参考:欢迎文字内容可为:“欢迎****视察中心”、 “欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎 ****莅临中心”) c) 嘉宾签到: i. 本次不设签到台,中心领导在门厅等候嘉宾到场,并引领至 嘉宾休息室(国际合作会议室)() ii. 嘉宾签到室请布置如下物品:茶杯、热水壶、水果等 () d) 会议开始: i. 召集中心员工落座()

ii. 请嘉宾休息室嘉宾落座() iii. 请市长落座() iv. 会议期间茶水补水() e) 会议 PPT 播放 i. 确保 LED 屏幕工作正常() ii. 会议开始前播放过场 PPT() iii. 提前收集 PPT 放入播放电脑中,并调试电脑播放正常 () iv. 报告期间 PPT 播放() f) 会议期间音响、麦克 i. 配备一名音响调试人员() ii. 在参会人员发言期间或应急情况发生时,需要配备一名传递 话筒人员() iii. 负责会议期间调节演讲位置麦克高度() g) 会议期间录音、速记 i. 录音笔:提前放置,位置在音响附*即可() ii. 音响设备自带录音,调试是否可用() iii. 速记:本次会议不单请速记,采用录音听写速记()

h) 会议期间摄影、摄像: i. 人员需于两小时前抵达会场布置设备,提前确定到场情况() ii. 摄像需固定位置/流动摄像, 将整体摄像思路进行提前沟通 () iii. 会议期间摄影需提前沟通要求,明确希望要的图片内容及效 果() i) ****寄语 i. 内容确定: “促成长、 共跨越”——文字内容落实人: 设施确定: 签字笔,签到薄() ii. 引领签字并题字() j) 合影-地点:中心正门前台阶 a) 位置安排(详见七、照相位置图)() b) 摄影师安排:与会议摄影公用;但是要求多带设备,补光和照明 设备都需要备齐() c) 座位摆放安排: 提前将领导照相座位安排在休息室, 并贴好桌签; 正门需全面四扇门全开() d) 会议结束后,应立刻召集大家在门前等候照相,并留出领导出门 位置() 5. 晚餐安排

形式:桌餐 a) 预定、点菜、酒水( ) b) 办公室 2 人提前到餐厅() c) 一辆车先期引导,保证路面畅通() d) 与领导合影完毕后,请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯 特就餐() e) 中心人员请乘坐 292 车,至楼兰酒店() f) 292 引领考斯特车至南门(或经由中轴路)停车位处;

g) 领导下车,步行至酒店;——酒店门口接待引领领导入包间负责 人() h) 其他就餐人员,自驾车跟随 130 车统一至南门停车场,步行至酒 店;——司机:;配合引其他就餐人员负责人() i) 座位示意图(见八、晚餐座位图)() j) 座位排序:三桌,A 为主桌,BC 为副桌,人员名单见(六、晚 餐排序);桌签打印及摆放 k) 晚餐期间照相:确定是否需要晚餐照相,适当保留有价值照片() l) 随从人员就餐:领导司机在大厅中就餐,并同时完成司机费结算 过程(司机费用申请请提前至周五完成)()

6. 会后 a) 撤场:照相后,全体男同事留下,整理会场() b) 总结:战略研究部于周一中午前完成动态并报送

五、 行车路线图 1、 入中心行车路线
请空出车位 中心正门

考 斯 特

市 领 导 停 车 区 域

领导停车点

国旗杆

中心大门

六、 会议座位图
LED 屏幕


B C D E

办 公 区



A(主席台) F(背景墙/台桌)

正 门

前 台

嘉宾休息室 绿植

桌位 A B C

座次方向 从左到右 从下到上 从下到上

详细名单

七、 照相站位图(从左至右) 五排(13): 四排(12): 三排(12): 二排(13): 一排:

八、 晚餐座位图 时间:17:30-19:30 地点:****酒店 万紫千红房间

C

B

A

(顺时针排序) A B C

九、 接待要求 1 、员工 ①衣着整洁,仪表大方,正式员工需佩戴工作证。 ②会议开始后关闭随身携带的有声设备,如手机等(或震动状态)。 ③讲者发言结束时,鼓掌致意。 2、办公环境要求 ①个人办工作桌及地方要整洁不凌乱。 ②各部门会议室物品摆放整齐。


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